Tel.: 01 750 90 80
GSM: 051 651 538, 051 417 778
09.12.2019
Projekt je sofinanciran s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj, Ministrstva za gospodarski razvoj in tehnologijo ter SPIRIT Slovenija, javna agencija.
Podjetja imajo na voljo številne priložnosti za pridobitev nepovratnih sredstev za razvoj in rast. Predvsem pri projektih, kjer gre za večje višje zneske sofinanciranja, je za pripravo vse potrebne dokumentacije potrebnega vložiti veliko časa in truda. V izogib nepotrebnim stroškom, ki nastanejo zaradi slabo načrtovanih in pripravljenih prijav na razpise, je namen tega članka izpostaviti in opozoriti na pogoste napake, ki jih delajo prijavitelji.
Neizpolnjevanje splošnih in posebnih pogojev za kandidiranje
Podjetje mora najprej preveriti, če sploh spada med ustrezne prijavitelje, kar lahko preveri med splošnimi in posebnimi pogoji za kandidiranje. Za splošne pogoje pogosto ni potrebno prilagati dokazil, saj jih razpisovalec preveri v dostopnih evidencah. Kljub temu vedno tudi sami preverite in poskrbite, da izpolnjujete pogoje, saj je lahko v nasprotnem primeru vaša prijava po nepotrebnem zavrnjena, še preden gre v ocenjevanje vsebine. To je še posebej pomembno v primeru, ko se prijavlja konzorcij, saj je lahko zaradi enega prijavitelja zavrnjena celotna prijava.
Primer pogoste napake je, da prijavitelj nima poravnanih obveznosti do FURS-a (v večini razpisov namreč najdemo pogoj, da »prijavitelj nima neporavnanih zapadlih finančnih obveznosti iz naslova obveznih dajatev in drugih denarnih nedavčnih obveznosti v skladu z zakonom, ki ureja finančno upravo, ki jih pobira davčni organ«). Vedno je potrebno tudi preveriti, na kateri dan mora prijavitelj izpolnjevati določen pogoj (to je lahko npr. na dan objave razpisa, na dan oddaje vloge, ipd.). Preveriti morate tudi, če se pomoč podeljuje po pravilu »de minimis«, kjer je maksimalni znesek pomoči omejen na 200.000 EUR v obdobju zadnjih treh proračunskih let. V ta namen je pametno voditi evidenco vseh projektov, ki se izvajajo v podjetju (upoštevati je potrebno tudi povezana podjetja).
Slabo načrtovana strategija
Prvi korak po odločitvi za prijavo na razpis mora biti skrbna priprava strategije. Če se pisanja lotimo brez izdelane vizije, kakšni so namen in cilji projekta, tvegamo, da bomo v nadaljevanju priprave porabili (pre)več časa za popravljanje vloge, ko ugotovimo, da prijava nima ne repa ne glave. Seveda tekom priprave lahko pride do spremembe strategije (npr. zaradi odstopa partnerja). V tem primeru je potrebno skrbno preveriti celotno vlogo in popraviti poglavja, na katera se spremembe nanašajo.
Pomembno je, da znate idejo jasno predstaviti nekomu, ki ne ve prav ničesar o vas in vašem projektu (kar bo po vsej verjetnosti primer pri komisiji, ki bo ocenjevala vašo vlogo). Če projekta ne znate predstaviti v nekaj stavkih, nekaj ni v redu.
Neupoštevanje ocenjevalnih kriterijev
Prijavni obrazci so običajno pripravljeni tako, da prijavitelje sprašujejo po točno določenih informacijah. Vedno pa preverite tudi, kakšni so ocenjevalni kriteriji – kaj je tisto, kar se ocenjuje oziroma točkuje. Komisija bo vašo vlogo namreč ocenjevala na podlagi teh meril. Ta pa se včasih ne skladajo popolnoma z vprašanji iz obrazcev. V takem primeru poskušajte nasloviti tako vprašanja iz obrazca kot ocenjevalne kriterije – če vam prostor to dopušča. V nasprotnem primeru se raje osredotočite zgolj na ocenjevalne kriterije, ki jih naslavljajte eksplicitno. Uporabljajte terminologijo, ki jo uporabljajo kriteriji, saj bodo tako ocenjevalci takoj našli odgovor. Če se ocenjevalni kriterij na primer glasi »Dosežki predstavljajo možen preboj v novi tehnologiji in pomenijo osnovo za nove industrije ali uvedbo sprememb v sedanji infrastrukturi.«, strukturirajte besedilo tako: »Dosežki projekta predstavljajo preboj v novi tehnologiji, saj ... Rezultati projekta predstavljajo osnovo za nove industrije, saj bo zaradi njih možno ...«
Če menite, da česa niste imeli priložnost predstaviti v obrazcu, lahko prijavi dodate prilogo (kjer npr. predstavite tehnične specifikacije produkta, predstavite izkušnje in kompetence podjetja in zaposlenih, itd.). Komisijo morate namreč tudi prepričati, da imate dovolj izkušenj in virov za izvedbo predlaganega projekta.
Nerealen terminski in finančni načrt
Priprava terminskega načrta je eden prvih korakov pri pisanju prijave. V njem se natančno določijo vse aktivnosti in rezultati aktivnosti, ki bodo pripeljali do želenega cilja projekta. Finančni načrt mora podpirati logiko projekta. Komisija ocenjuje smiselnost in racionalnost stroškov glede na aktivnosti in načrtovane rezultate. Slabo je, če komisija presodi, da so stroški prenapihnjeni, torej da so načrtovani stroški previsoki glede na pričakovani učinek projekta. Dobrega vtisa na ocenjevalce ne boste naredili tudi, če je poudarek projekta na razvoju, finančni načrt pa sloni na primer na stroških za marketing.
Če vaše podjetje izvaja več projektov hkrati, je pomembno tudi, da že ob pripravi veste, katero osebje bo vključeno v projekt, in da se prepričate, da imajo proste kapacitete, torej da niso stroški njihovega dela financirani že iz ostalih projektov.
Bralcu neprijazna prijava
Branju prijazna prijava ima dve plati, prva je oblikovna, druga pa vsebinska. Prijava mora bralca že takoj pritegniti, ne pa odbiti. Nihče ne bere rad dolgih neoblikovanih tekstov, brez vizualnih elementov. Slika pove več kot tisoč besed, kar velja tudi pri prijavah na razpise. Namesto dolgih tehničnih opisov raje vključite skico produkta. Razne analize ali primerjave raje kot v dolgih odstavkih predstavite v tabelah in grafih. Če je prijava neizogibno dolga, tekst razdelite s podnaslovi. Za najpomembnejše informacije uporabite krepko pisavo.
Kar se tiče vsebine, prijavitelji pogosto uporabljajo neskončne opise, ker verjetno mislijo, da bodo s tem naredili vtis na ocenjevalce. V resnici pa je ravno obratno. Ocenjevalci imajo zelo malo časa za branje vaše vloge, zato jim olajšate delo, če uporabljate jedrnat in jasen jezik. Običajno imajo obrazci tudi predpisane omejitve (v znakih, besedah ali straneh), ki jih upoštevajte. Ne dolgovezite in ne ponavljajte enih in istih argumentov skozi celo vlogo. Manj je več – uporabite čim manj besed za čim bolj temeljit opis. Uporabljajte kratke stavke. Poleg tega pa pazite tudi na tipkarske in slovnične napake, ki mečejo slabo luč na prijavo. Zaradi njih prijava daje vtis, da ji ni bilo posvečenega dovolj časa ali pa da jo je pripravilo nekompetentno osebje. Napake pa vplivajo tudi na (ne)razumljivost vloge.
Na tem mestu velja opomniti tudi na dejstvo, da za pisanje vloge ni nujno najboljša oseba, ki se ukvarja s tehničnim razvojem produkta. Še tako odlično idejo je namreč potrebno pretvoriti v »projektni jezik«. Ocenjevalci ne bodo nujno strokovnjaki s področja, ki ga pokrivate, zato je potrebno prilagoditi izrazoslovje. Jezik prijave naj bo dovolj preprost, da bo prijava razumljiva, a hkrati dovolj strokoven, da izkazuje vašo kompetentnost.
Pri pisanju vloge imejte torej ves čas pred očmi ocenjevalce vloge. Zavedajte se, kaj je tisto, kar bodo ocenjevali, in vzemite v obzir dejstvo, da o vas in vašem projektu ne vedno prav ničesar. Želimo vam veliko sreče in uspehov pri iskanju nepovratnih sredstev, za pomoč pa se lahko v vsakem trenutku obrnete tudi na našo SPOT točko, kjer vam bomo z veseljem svetovali tako pri iskanju primernih razpisov, kot pri pripravi prijav. Za več informacij smo dosegljivi na številko 051 417 778 ali na anja.zagar@ozs.si.
Anja Žagar
podjetniška svetovalka | SPOT Svetovanje Osrednjeslovenska | Podjetniško svetovanje in regionalno povezovanje
OBMOČNA OBRTNO-PODJETNIŠKA ZBORNICA LOGATEC
Tržaška cesta 11, 1370 Logatec
T: 01 750 90 80
051 651 538, 051 417 778
E: info@ooz-logatec.si
Ponedeljek: 9.00 - 12.00
Sreda: 9.00 - 12.00 in 14.00 - 16.00
Petek: 9.00 - 12.00
Tel.: 01 750 90 80
GSM: 051 651 538, 051 417 778
OOZ Logatec, avtorske pravice pridržane
Izdelava spletnih strani:Izdelava spletnih strani - Spletna postaja
Spletna stran uporablja piškotke za boljše delovanje
Z brskanjem po naši spletni strani se strinjate, da lahko uporabljamo piškotke, ki so namenjeni vaši boljši uporabniški izkušnji na naši spletni strani. Za lastne potrebe analitike uporabljamo Google Analytics, ki v ta namen namesti piškotke (izbriši GA piškotke). Več o piškotkih.