Evidence delovnega časa po novem

24.10.2023

Približuje se 20. november 2023, ko bodo delodajalci morali pričeti uporabljati spremembe oziroma novosti, ki jih prinaša Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (objavljen 5. maja 2023 v Uradnem listu RS št. 50, v nadaljevanju ZEPDSV-A). Delodajalci imajo le še slab mesec dni časa, da se pripravijo na spremembe, ki jih prinaša zakon.

Novela delodajalcem nalaga kar nekaj dodatnih obveznosti, vezanih na vodenje evidence o izrabi delovnega časa, poostrujejo pa se tudi določbe glede sankcioniranja kršitev v zvezi z delovnim časom. Bistveni namen sprememb je zagotovitvi podlage za učinkovit nadzor nad spoštovanjem zakonskih določb o delovnem času, spoštovanja odmorov, počitkov in ostalih pravic delavcev, vezanih na delovni čas.

Dopolnjuje se definicija delavca, s tem pa se razširja krog oseb, za katere je obvezno voditi evidenco delovnega časa. Po novem se kot delavec poleg oseb, ki so v delovnem razmerju, šteje vsaka oseba, ki na kakršni koli pravni podlagi opravlja delo pri delodajalcu, pod pogojem, da ga opravlja osebno in je vključena v delovni proces delodajalca ali pretežno uporablja sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa uporabnika – tudi za študente, dijake in honorarne sodelavce, ki delo opravljajo bodisi preko avtorske ali podjemne pogodbe ipd.

Evidenca delovnega časa mora že sedaj vsebovati naslednje podatke:

• 1. podatke o številu ur,
• 2. skupno število opravljenih delovnih ur s polnim delovnim časom in s krajšim delovnim časom od polnega, z oznako vrste opravljenega delovnega časa,
• 3. opravljene ure v času nadurnega dela,
• 4. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače iz sredstev delodajalca, z oznako vrste nadomestila,
• 5. neopravljene ure, za katere se prejema nadomestilo plače v breme drugih organizacij ali delodajalcev in organov, z oznako vrste nadomestila,
• 6. neopravljene ure, za katere se ne prejema nadomestilo plače,
• 7. število ur pri delih na delovnem mestu, za katera se šteje zavarovalna doba s povečanjem oziroma na katerih je obvezno dodatno pokojninsko zavarovanje, z oznako vrste statusa.

Poleg zgoraj navedenih podatkov pa bo od 20. novembra 2023 dalje v evidenco potrebno vpisovati dodatnih pet vrst podatkov:

• 8. čas prihoda na delo in čas odhoda delavca z dela,
• 9. izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom (zabeleži se dejstvo, ali je bil odmor izrabljen in obseg v katerem je bil izrabljen; beleženje ure začetka in konca odmora ni potrebno),
• 10. opravljene ure v drugih posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• 11. opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času ali v začasno prerazporejenem delovnem času,
• 12. tekoči seštevek ur v tednu, mesecu oziroma letu, iz katerega je razvidno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in za začasno prerazporeditev polnega delovnega časa (delodajalec, ki evidenco delovnega časa vodi ročno, bo lahko ta podatek vpisoval tedensko).

ZEPDSV-A v novem 5. odstavku 19. člena zahteva, da mora delodajalec evidence o izrabi delovnega časa hraniti na svojem sedežu ali na kraju opravljanja dela delavca. Evidence o izrabi delovnega časa se hranijo kot listina trajne vrednosti, njihovo uničenje ni dovoljeno.

Elektronsko vodenje evidenc ni obvezno. Za nekatere delodajalce pa bo nastopila dolžnost elektronskega vodenja evidenc in sicer, če jim je bila pravnomočno izrečena globa tako zaradi kršitev nekaterih določb Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) kot tudi nekaterih določb Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti. Takšen delodajalec bo moral začeti voditi elektronsko evidenco v treh mesecih od pravnomočnosti odločbe, pri čemer bodo relevantni prekrški, storjeni po uveljavitvi novele ZEPDSV-A.

Sankcioniranje in višino glob za prekrške v zvezi v vodenjem evidenc ureja 23. člen ZEPDSV-A. Globe za so določene v razponu od 1.500 do 20.000 EUR, za manjše delodajalce pa so predvidene nižje kazni. Za kršitve v zvezi z elektronskim vodenjem evidenc delovnega časa so globe višje, in sicer od 1.500 do 20.000 EUR, odvisno od velikosti delodajalca.

Pripravila: Anja Žagar
SPOT Svetovanje Osrednjeslovenska | Podjetniško svetovanje in regionalno povezovanje

Foto: Freepik

Viri:
1. Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (ZEPDSV-A), https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2023-01-1574 (20. oktober 2023).
2. Vodenje evidenc delovnega časa po novem, https://www.gov.si/novice/2023-04-19-vodenje-evidenc-delovnega-casa-po-novem/ (19. oktober 2023).
3. Novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti je bila sprejeta, https://www.ozs.si/svetovanje/blogi/novela-zakona-o-evidencah-na-podrocju-dela-in-socialne-varnosti-je-bila-sprejeta-645e2190216d47aad3cf0cc9 (19. oktober 2023).
4. Spremembe na področju evidenc delovnega časa stopijo v uporabo 20. novembra, revija Obrtnik-Podjetnik, oktober 2023, str. 139–140.

Projekt je sofinanciran s pomočjo Evropskega sklada za regionalni razvoj, Ministrstva za gospodarstvo, turizem in šport ter SPIRIT, Javna agencija.